Kantoorducttape

Geplaatst: juni 24, 2011 in Uncategorized

Excel is kantoorducttape. Werk je op een kantoor? Geheid dat je ergens in je werk een Excel bestand gebruikt dat “in house” gemaakt is. Geklust door die handige gast van orderverwerking. Het hele kantoor gebruikt het ondertussen. Ooit bedoeld als tijdelijke oplossing. Toch? Degene die het gemaakt heeft werkt ondertussen ergens anders? Kinkt bekend.

Ik was zo’n handige gast. Ik maakte productieprognosesystemen. In Excel. Als studentenbaantje. Voor een mkb-bedrijf. Volgens mij gebruiken ze het nog steeds. In mijn huidige werk zit circa 1 bug per 20 regels. Na controle. Ik hou mijn hart vast: hopelijk hebben ze mijn nummer niet meer.

De informatiestromen in veel kantoren hangt van Excel bestanden aan elkaar. Als je op “koppelingen bijwerken” moet klikken als je een essentieel bestand opent, moeten er alarmbellen afgaan. Wel eens stilgestaan bij wat er mis gaat met dat dagelijkse werk als er ergens 1 cel verkeerd verwijst? Komt de levering van een product in gevaar omdat de prognose zei dat er nog genoeg voorraad was? Oeps…

Begrijp me niet verkeerd. Excel is (net als ducttape) een prima product en een essentieel stuk gereedschap op kantoor. Prima om even een overzichtje te maken. Om een snelle analyse te doen. Om een eenmalig rapport te maken. Maar niet om de dagelijkse verkoopgegevens van het ordersysteem over te zetten in het productiesysteem. Dat is namelijk een proces dat je foutloos wil laten verlopen.

Op zich is het probleem van Excel niet eens Excel, maar mensen die graag alles met Excel doen (zoals ik). Zonder achtergrond in IT. IT-ontwikkelaars leveren graag een foutloos werkend, getest systeem af. Daarvoor heeft de IT wereld ontwikkelmethodes en testmethodes ontworpen. En hoeveel van de op kantoor gebruikte Excel-oplossingen zijn grondig getest? Jaarlijks kosten fouten gemaakt in Excel het bedrijfsleven miljoenen. Omdat het gebruikt word waar het niet voor gemaakt is. Of omdat wat ooit een noodoplossing was de standaard is geworden. Of omdat een proof-of-concept prototype direct in productie is genomen.

In laboratoria zit er op veel apparatuur oud ducttape met verkleurde geeltjes: “niet weghalen! nood-reparatie”. Op kantoren ontbreekt die waarschuwing vaak. Leuk als je een stagiaire de opdracht geeft “het netwerk eens op te schonen”. De hilarische verhalen van andere bedrijven zijn legio. Dus: wat stort er bij u in als er toch een fout in dat ene Excel bestand blijkt te zitten?

Dank aan @Felienne voor inspiratie.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s